Csoportos utazás tervezésekor, kérjük, legalább 15 nappal a tervezett indulás előtt az alábbi űrlap kitöltésével jelentsék be igényüket a következő adatok megadásával: az utazás napja, az utazásra igénybe venni kívánt autóbuszjárat(ok) száma, az indulási és érkezési megállóhelyek, az utaslétszám (csoporttagok és kísérők), az utazás szervezőjének neve, címe, a kapcsolattartó telefonszáma.
A Volánbusz a bejelentést írásban 8 napon belül visszaigazolja (elfogadja, elutasítja, esetleg más alternatívát kínál).
A csoportos utazások esetében érdemes elsősorban a keddi, szerdai vagy csütörtöki napokat választani, illetve a reggeli és délutáni csúcsidőn kívül utazni a zsúfoltság elkerülése érdekében.